Tekanan terhadap margin membuat perusahaan semakin memperhatikan cara menggunakan sumber daya secara efisien. Ketika biaya operasional meningkat, perhatian sering diarahkan pada pengadaan dan tenaga kerja, padahal aset yang tidak digunakan secara optimal juga dapat menciptakan beban yang signifikan. Kendaraan yang jarang digunakan, ruang kantor yang terlalu besar, mesin dengan tingkat utilisasi rendah, dan perangkat teknologi yang tidak lagi dibutuhkan merupakan contoh aset yang dapat menghasilkan biaya tanpa memberikan kontribusi yang sebanding. Karena itu, asset management dapat menjadi salah satu pendekatan untuk menemukan peluang efisiensi.
Masalah utama dalam pengelolaan aset sering kali bukan jumlah aset yang terlalu banyak, melainkan kurangnya informasi mengenai penggunaannya. Perusahaan mungkin mengetahui berapa banyak kendaraan yang dimiliki, tetapi tidak mengetahui kendaraan mana yang paling produktif. Mereka mungkin mengetahui jumlah mesin, tetapi belum menghitung biaya pemeliharaan setiap unit.
Informasi seperti itu penting karena keputusan penghematan seharusnya didasarkan pada fakta. Tanpa data, perusahaan dapat mengurangi aset yang sebenarnya masih dibutuhkan dan mempertahankan aset yang justru tidak produktif.
Salah satu langkah awal adalah melakukan asset utilization review. Setiap aset dianalisis berdasarkan tingkat penggunaan, biaya pemeliharaan, umur, produktivitas, dan kontribusinya terhadap operasi. Hasil analisis dapat menunjukkan aset yang memiliki performa baik dan aset yang perlu dievaluasi.
Kendaraan operasional menjadi contoh yang mudah dipahami. Sebuah perusahaan mungkin memiliki sepuluh kendaraan karena kebutuhan operasional beberapa tahun sebelumnya. Namun, setelah pola kerja berubah dan sebagian aktivitas dilakukan secara digital, hanya enam kendaraan yang digunakan secara rutin. Empat kendaraan lainnya tetap menghasilkan biaya pajak, asuransi, perawatan, dan depresiasi.
Kondisi tersebut menunjukkan peluang efisiensi yang dapat diperoleh tanpa mengurangi aktivitas inti. Perusahaan dapat meninjau kembali jumlah kendaraan berdasarkan data aktual.
Teknologi dapat membantu meningkatkan transparansi. Sistem asset management memungkinkan perusahaan menghubungkan data aset dengan biaya dan aktivitas operasional. Dengan dashboard yang tepat, manajemen dapat melihat aset mana yang memiliki biaya tinggi atau utilisasi rendah.
Data historis juga dapat digunakan untuk forecasting. Jika biaya maintenance suatu aset meningkat secara konsisten, perusahaan dapat mempersiapkan keputusan investasi sebelum terjadi kerusakan besar.
Efisiensi juga dapat dilakukan melalui sharing asset. Tidak semua departemen harus memiliki peralatan sendiri jika aset tersebut dapat digunakan bersama. Sistem booking dan asset scheduling dapat membantu mengoptimalkan penggunaan fasilitas atau perangkat.
Model leasing juga dapat menjadi alternatif pada kondisi tertentu. Perusahaan dapat membandingkan biaya memiliki aset dengan biaya menggunakan aset melalui kontrak sewa. Pilihan tersebut bergantung pada kebutuhan, durasi penggunaan, fleksibilitas, serta kondisi keuangan perusahaan.
Aset digital perlu dimasukkan dalam evaluasi. Perusahaan yang mengalami digitalisasi cepat dapat memiliki banyak subscription software. Jika setiap departemen membeli aplikasi secara independen, perusahaan dapat membayar beberapa platform dengan fungsi yang serupa.
Bagi perusahaan Indonesia, pengelolaan aset menjadi semakin penting karena biaya operasional dapat berbeda secara signifikan antarwilayah. Distribusi, logistik, utilitas, dan pemeliharaan dapat menciptakan biaya tambahan bagi perusahaan yang memiliki jaringan operasional luas.
Dengan sistem data yang terintegrasi, manajemen dapat membandingkan utilisasi aset antar lokasi. Cabang yang memiliki aset berlebih dapat menjadi sumber informasi bagi cabang lain yang membutuhkan kapasitas tambahan.
Pendekatan ini membuat efisiensi tidak hanya dilakukan melalui pemotongan anggaran, tetapi melalui optimalisasi sumber daya yang sudah dimiliki.
Karyawan juga memiliki peran dalam menjaga efisiensi aset. Pengguna aset perlu memahami prosedur penggunaan dan pemeliharaan. Kerusakan yang disebabkan oleh penggunaan yang tidak sesuai dapat meningkatkan biaya perusahaan.
Karena itu, kebijakan asset management perlu disertai dengan SOP dan accountability yang jelas. Setiap aset harus memiliki pemilik atau pihak yang bertanggung jawab terhadap penggunaannya.
Evaluasi sebaiknya dilakukan secara berkala karena kebutuhan perusahaan dapat berubah. Aset yang produktif tahun ini belum tentu memiliki tingkat utilisasi yang sama beberapa tahun mendatang.
Dengan pendekatan yang konsisten, perusahaan dapat membangun sistem yang menghubungkan investasi aset dengan kebutuhan bisnis. Manajemen dapat mengetahui kapan harus membeli, mempertahankan, mengoptimalkan, menyewakan, atau mengganti aset.
